Rok zmian i nowych inicjatyw – Pani Sekretarz Mariola Kwaśniewska o pracy dla Gminy Gniewino

Minął rok od momentu, gdy Pani Mariola Kwaśniewska objęła stanowisko sekretarza Gminy Gniewino. Był to czas intensywnej pracy, wprowadzania zmian organizacyjnych oraz realizacji projektów ważnych dla mieszkańców i sprawnego funkcjonowania urzędu. W rozmowie z Gniewino24.info Pani Sekretarz podsumowuje minione dwanaście miesięcy, wskazuje kluczowe osiągnięcia, opisuje napotkane wyzwania oraz przedstawia swoją wizję dalszego rozwoju administracji gminnej.

Minął już rok od objęcia przez Panią funkcji sekretarza Gminy Gniewino. Jak ocenia Pani ten okres z perspektywy zrealizowanych zadań i postawionych celów ?

Miniony rok oceniam jako niezwykle intensywny i pracowity. Sama nie mogę uwierzyć, że tak szybko upłynął. Był to mój powrót do pracy na rzecz samorządu Gminy Gniewino po ośmioletniej przerwie. Nie był to łatwy czas. Stan organizacyjny urzędu, jaki zastałam, wymagał wielu zmian. Konieczne było usprawnienie procesów, reorganizacja pracy, a także ponowne zdefiniowanie części stanowisk. Mierzyliśmy się z brakami kadrowymi oraz zaległościami w podstawowej dokumentacji.

Pomimo tych wyzwań równolegle realizowaliśmy bieżące zadania i cele wyznaczane przez Radę Gminy oraz Wójta. W ciągu tego roku udało się wprowadzić wiele istotnych rozwiązań, m.in.:

przygotowanie 12 statutów sołectw, które zostały prawidłowo przeprocedowane pod względem prawnym i formalnym;
wdrożenie nowego sposobu przeprowadzania wyborów sołtysów i rad sołeckich — w jednym dniu, w lokalach wyborczych, na wzór wyborów samorządowych; dzięki temu udział w wyborach wzięło ponad 1,3 tys. osób;
przygotowanie projektów statutów Młodzieżowej Rady Gminy oraz Gminnej Rady Seniorów, a następnie przeprowadzenie wyborów; obie rady aktywnie działają i pełnią funkcję doradczą oraz opiniodawczą dla Wójta i Rady Gminy;
opracowanie regulaminu i przeprowadzenie naboru do Zespołu Doradczego Wójta ds. Osób z Niepełnosprawnościami;
opracowanie Księgi Wizualizacji oraz nowego logo Gminy Gniewino, inspirowanego sylwetką wieży Kaszubskie Oko, z elementami symbolizującymi wodę, energię oraz harmonię między tradycją a nowoczesnością; towarzyszy mu nowe hasło promocyjne — „Dobry czas”;
przygotowanie i wdrożenie Gniewińskiej Karty Mieszkańca — projektu, nad którym pracowaliśmy cztery miesiące; od 15 maja wydano już 1210 kart, a ponad 25 partnerów zaoferowało zniżki dla jej posiadaczy;
przygotowanie kalendarza jubileuszowego oraz organizacja wielu uroczystości z tym związanych, w tym uroczystej sesji z okazji 80-lecia gminy;
opracowanie wielu regulaminów, zarządzeń i uchwał, które realnie wpływają na funkcjonowanie urzędu oraz jego jednostek organizacyjnych.

Dla mnie ten rok był także czasem ogromnej satysfakcji osobistej. Zwieńczeniem pracy było otrzymanie odznaki honorowej „Za Zasługi dla Samorządu Terytorialnego”, nadanej przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Jakie działania podjęła Pani w celu usprawnienia pracy urzędu i poprawy jakości obsługi mieszkańców ?

Od początku mojej pracy dążyłam do usprawnienia obiegu dokumentów, jasnego podziału obowiązków oraz lepszej organizacji pracy. Wprowadziliśmy czytelniejsze procedury obsługi mieszkańców, zmieniliśmy sposób przeprowadzania wyborów w sołectwach, rozpoczęliśmy proces cyfryzacji dokumentacji. Rozpoczęto także przygotowania do wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), co pozwoli zwiększyć przejrzystość i skrócić czas załatwiania spraw.

Jak wygląda współpraca między Panią a Wójtem oraz Radą Gminy ?

Uważam, że nasza współpraca przebiega bardzo dobrze. Opiera się na wzajemnym zaufaniu, szacunku oraz wspólnym poczuciu odpowiedzialności za rozwój gminy. Każdy z nas wnosi swoją wiedzę i doświadczenie, a dzięki dobrej komunikacji możemy skutecznie realizować kolejne cele.

Jakie największe wyzwania napotkała Pani w ciągu tego roku i w jaki sposób udało się je przezwyciężyć ?

Największym wyzwaniem było wprowadzenie Gniewińskiej Karty Mieszkańca. Rozmawiałam z gminami, które wcześniej realizowały podobny projekt, i wielokrotnie słyszałam, że jest to proces długotrwały i skomplikowany. Nam udało się zrealizować go w wyznaczonym terminie, co było możliwe dzięki dobrej współpracy zespołu, partnerów programu i sprawnej organizacji prac.

Jakie są Pani priorytety na najbliższe miesiące oraz długoterminowa wizja rozwoju administracji w Gminie Gniewino ?

W najbliższych miesiącach moim priorytetem jest stabilizacja kadry urzędu. Chcemy utrzymać wykwalifikowany, kompetentny i zaangażowany zespół. Od października wdrażamy Elektroniczny System Zarządzania Dokumentacją, co będzie dużym krokiem w kierunku nowoczesnej obsługi mieszkańców. Audyt wykazał, że urząd przez wiele lat nie rozwijał się w zakresie informatyzacji, dlatego planujemy intensywne działania w tym obszarze.

Moja długoterminowa wizja to urząd otwarty, przyjazny i kompetentny, w którym mieszkaniec jest obsługiwany sprawnie i z szacunkiem. W perspektywie kilku lat planujemy także budowę nowego budynku urzędu i przeniesienie całej administracji do nowej siedziby. Teraz skupiamy się jednak na cyfryzacji procesów i wzmocnieniu zespołu.

Najważniejsze jest to, że moja praca jest moją pasją i daje mi satysfakcję. Za to serdecznie dziękuję wszystkim współpracownikom, bo w urzędzie nie działamy w pojedynkę — to efekt wspólnej, zespołowej pracy.

— Dziękuję za rozmowę.

Tags: Gmina Gniewino Sekretarz Zmiany